Wenn wir von Generationen des Zeitmanagements sprechen, dann ist das Modernste eben doch nicht immer das Beste, denn jede Variante hat ihre Berechtigung - oder eben ihre Zeit.

Zeitmanagement der ersten Generation

Wir haben eine Liste von mehr oder wichtigen Dingen im Kopf, die wir dann eben auch mehr oder weniger konsequent abarbeiten. Je nach dem, wie es uns gerade in den Sinn kommt. Wir schaffen dabei das, was gerade noch zu schaffen ist – und vergessen den Rest.

Dieses Zeitmanagement ist in Ordnung, wenn es auf gar nichts ankommt und wir in den Tag einfach so hineinleben können, zum Beispiel im Urlaub.

Zeitmanagement der zweiten Generation

Hier kommt das Element der Schriftlichkeit hinzu. So könnten wir zum Beispiel eine schriftliche Liste in beliebiger Reihenfolge abarbeiten. Am Ende des Tages wissen wir dann, was bereits geschafft wurde und was verschoben oder einfach gestrichen wird.

Ein weiteres sehr nützliches Beispiel ist der gute alte Wochenstundenplan: Wir kümmern uns ganz bewusst für einen klar definierten Zeitraum um ein bestimmtes Thema. Ist die dafür vorgesehene Zeit um, folgt eine Pause und dann die nächste Tätigkeit.
Das gibt unserem Gehirn die Möglichkeit, Dinge ruhen und unterbewusst weitergären zu lassen, bis sie wieder dran sind.

In der Schule waren die Tätigkeiten unsere jeweiligen Fächer: Erdkunde, Biologie, Sport usw. Im Alltag des Erwachsenen kann es ein regelmäßiger Zeitblock für Haushalt, Akquisition und oder gar die Telefonsprechstunde sein, wie bei vielen Ärzten.

Zeitmanagement der dritten Generation

Hier regiert der griechische Gott Chronos: Wir packen soviel wie möglich in einer bestimmten (chronologischen) Reihenfolge in unseren Terminkalender und versuchen Zeit zu sparen, indem wir die Abläufe optimieren, Dringliches schneller tun und Unwichtiges weglassen.

Es gibt zwei Ereignisse, in denen wir darin besonders gut sind: Silvester, weil wir Unvollendetes in der Regel schwer ertragen und vieles abgearbeitet haben möchten, bevor das neue Jahr beginnt. Und der Tag vor dem wohlverdienten Urlaub.
Es ist erstaunlich, wie schnell die Zeitung abbestellt, Koffer gepackt, Blumen, Hund und Katze versorgt und im letzten Moment noch die Reisepässe verlängert werden, wenn am nächsten Morgen das Flugzeug Richtung Malediven abhebt.

Auf der Arbeit mögen wir es dagegen weniger, wenn immer mehr in immer kürzerer Zeit von immer weniger Menschen erledigt werden muss. Und lange ist das tatsächlich nicht zu steigern, wie die Krankenstände beweisen.

Allerdings lohnt es, sich für den Stapel weniger wichtiger Tätigkeiten und für einen begrenzten Zeitraum in die Stimmung "Urlaub am nächsten Tag" hineinzuversetzen. Wir werden dann großzügiger mit uns selbst und filtern schneller heraus, was wirklich wichtig ist.
Lassen wir uns jedoch zu lange auf diese Generation des Zeitmanagements ein, dann könnte es passieren, dass wir abends nicht wissen, womit wir den Tag eigentlich verbracht haben. Alles schien "irgendwie dringlich", selbst wenn wir ahnen, dass es eigentlich nicht wirklich wichtig war.

Zeitmanagement der vierten Generation

Bei diesem Zeitmanagement stehen die Sinnhaftigkeit und die Erfüllung im Mittelpunkt. Hier geht es um Dinge, die nicht gerade dringlich, dafür aber wichtig sind.

So können wir die Kenntnisse aus dem Sprachkurs heute Abend vielleicht nicht sofort anwenden, aber der Kurs gehört zur Vorbereitung auf den nächsten Lebensabschnitt, weil wir in zwei Jahren nach Schweden auswandern möchten.
Bei diesem Zeitmanagement nehmen uns die Zeit für die Klärung des Ziels und des Warums hinter dem Ziel. Wenn uns beides klar und das Ziel ein absolutes Muss ist, wird das Warum dahinter uns helfen, unseren Termin in der Sprachschule am Abend zu verteidigen.

Nach diesem Muster sollten, so zeigt die neuere Hirnforschung, auch unser Vergnügen planen. Die (Vor-) Freude auf ein bestimmtes Ereignis durch das Planen verstärkt seine Nachhaltigkeit.

Welches Zeitmanagement ist richtig?

Alle Generationen des Zeitmanagements sind richtig, denn alle haben nach wie vor ihre Berechtigung, und gesund ist eine Mischung, die das Tempo zwischendurch beschleunigt und es dann wieder abbremst.

Ideal ist, wenn wir unser Tun und Lassen so überdacht haben, dass wir mindestens zwei Drittel unserer Zeit in der Vierten Generation verbringen.
Ein Teil unserer Zeit werden wir brauchen, um möglichst vieles möglichst schnell zu erledigen. Manchmal hilft vor lauter scheinbar Dringlichem der Wochenstundenplan, in dem wir Stunden für bestimmte Tätigkeiten ausblocken und an deren Ende diszipliniert auch wirklich etwas anderes tun.
Manchmal dagegen macht es einfach Spaß, einfach in den Tag hineinzuleben.

Praxistipp

Kombinieren Sie die Generationen des Zeitmanagements, indem Sie zum Beispiel Zeiten in der Woche ausblocken, in denen Chronos regieren darf oder in denen Sie sich ganz bewusst den wichtigen und dafür weniger dringlichen Tätigkeiten widmen.
 
Ich wünsche Ihnen mehr Zeit für das Wesentliche
Peter Kensok

Weiterbildung für Führungskräfte